Tratamiento de Datos Personales

Generalidades

1.1 Ámbito de aplicación

Las políticas, procedimientos y demás disposiciones consagradas en el presente manual, se aplicarán a DR. SOM. Así mismo, los lineamientos aquí plasmados aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, no presencial y/o virtual, cualquiera que sea el motivo.

1.2 Definiciones

Las siguientes definiciones tienen por objeto explicar de manera fácil, pedagógica e ilustrativa lo referente a la protección de datos personales o habeas data al interior de DR. SOM, haciendo posible una correcta interpretación del presente manual.

Es importante que, para efectos de las definiciones contenidas en el presente manual, se deberá tener en cuenta lo dispuesto por la ley que contiene la clasificación de datos personales.

1.2.1 Aviso de privacidad: Comunicación generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se informa la existencia de las políticas manejadas por DR. SOM, respecto de la utilización de sus datos personales, así como la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento.

1.2.2 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el manejo y utilización de estos.

1.2.3 Base de datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de este manual. 

1.2.4 Dato personal: Cualquier información relacionada a una o a varias personas naturales determinadas o determinables.

1.2.5 Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

1.2.6 Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.

1.2.7 Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.

1.2.8 Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

1.2.9 Dato sensible: Aquel que afecta directamente la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

1.2.10 Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que es garante del buen y adecuado manejo de la información correspondiente a los datos personales del titular.

1.2.11. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

1.2.12 Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales son objeto de Tratamiento. Son titulares de datos de DR. SOM: afiliados, colaboradores, proveedores, pacientes o clientes, según aplique.

1.2.13 Afiliado: Quien ejerce una profesión o desempeña una ocupación en su condición de personal de la salud que se afilia a DR. SOM y por dicha afiliación accede a los beneficios sociales ofrecidos.

1.2.14 Colaborador: La persona con vinculación laboral.

1.2.15 Proveedor / Cliente: Es la persona natural o jurídica que brinda a la organización bienes o servicios, vinculados a través de contratos u orden de pedido.

1.2.16 Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

1.2.17 Usuario del dato: Persona natural o jurídica, pública o privada, que puede acceder a la información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por quien es garante del buen y adecuado manejo de la información correspondiente a los datos personales del titular.

1.3 Principios

1.3.1 Principio de acceso y circulación restringida

El tratamiento de los datos personales está sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de estos, de las disposiciones del presente manual, de la Ley, y la Constitución. Así las cosas, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas, por el titular y/o por las personas previstas por ley. Los datos personales, excepto aquellos de connotación pública, no podrán estar disponibles en Internet o en ningún otro medio de comunicación o divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable, para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos, la obligación de DR. SOM, será de medio y no de resultado.

1.3.2 Principio de confidencialidad

1. SOM se ha preocupado por mantener altos estándares de profesionalidad en el manejo de las relaciones que sostiene con sus afiliados y con el público en general. Por consiguiente, es imperativo que las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales garanticen la reserva de la información, incluso después de terminada dicha relación. Cabe anotar, que únicamente gozan de la aplicación de este principio los datos que no tienen la naturaleza de públicos.

Dando aplicación a lo anterior, los funcionarios responsables del manejo y almacenamiento de datos personales se comprometen a no revelar a terceros, información personal o de cualquier otro tipo, recolectada en el ejercicio de sus funciones, a menos que sea pública o que haya sido ordenado por alguna autoridad con facultades para ello.

1.3.3 Principio de legalidad

Uno de los objetivos principales de DR. SOM es velar por el cumplimiento de la normatividad para el ejercicio de profesiones y ocupaciones en el área de la salud relacionadas directamente con la prestación de su servicio. Es por esto por lo que el tratamiento de datos personales al interior del grupo empresarial cumple con todas las exigencias dispuestas por la ley, específicamente tratándose de lo consagrado en la ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen.

1.3.4 Principio de libertad

1. SOM, está facultada para tratar o ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin previo consentimiento del titular, si estos son de naturaleza pública. De lo contrario, el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular al momento de tratar sus datos personales.

1.3.5 Principio de seguridad

1. SOM, como grupo empresarial y encargada del tratamiento de datos personales, está comprometida con brindar las medidas de carácter técnico, administrativo, humano y cualquier otra que sea necesaria para brindar seguridad a la información contenida en su base de datos. Con el fin de evitar adulteración, perdida, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

1.3.6 Principio de transparencia

1. SOM, garantiza al titular del derecho la potestad de obtener en cualquier momento y sin restricción alguna, cualquier información que se registre en la base de datos.

1.3.7 Principio de calidad

1. SOM, promueve que todas sus actividades, servicios y beneficios se caractericen por ser desarrollados con los mayores estándares de calidad y eficiencia. En consecuencia, DR. SOM, garantiza que toda la información que reposa en su base de datos es veraz, exacta, actualizada y comprobable.

1.3.8 Principio de solidaridad

1. SOM, promueve el sentimiento de unidad basado en metas e intereses comunes con el fin de dar soluciones efectivas a las personas con las que tiene o tuvo algún tipo de relación. En este orden de ideas, se compromete a brindar cualquier colaboración necesaria cuando el titular desee conocer, actualizar, modificar, rectificar y/o sustraer la información registrada en la base de datos.

1.3.9 Principio de gratuidad

En el evento en que el titular decida conocer, actualizar, modificar, rectificar y/o sustraer la información registrada en la base de datos, DR. SOM, desplegará la gestión correspondiente sin que esto signifique el pago de ningún valor.

Tipología y tratamiento de datos personales

2.1 Datos públicos

1. SOM, informa que trata sin previa autorización del titular los datos personales de naturaleza pública. Sin que esto signifique, en ningún caso, que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los principios anteriormente mencionados y las obligaciones derivadas de las diversas disposiciones legales y jurisprudenciales sobre el particular.

2.2 Datos sensibles

1. SOM, restringirá el tratamiento de datos personales sensibles, a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo, expreso e informado a los titulares y/o sus representantes legales, apoderados, etc. Informando sobre su finalidad y objeto de recaudo.

1. SOM, utiliza datos sensibles cuando:

1. El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.

1. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.

1. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

1. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato esté disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles.

Así mismo, DR. SOM, a propósito del tratamiento de datos sensibles tiene por obligación:

1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

1. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso e inequívoco.
2. No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).

De igual forma, DR. SOM, dando cumplimiento a lo dispuesto por el ordenamiento jurídico, en materia de protección y tratamiento de datos personales, se acoge a la regla general según la cual el tratamiento de datos sensibles está prohibido por la ley, salvo en los siguientes casos:

1. Cuando el Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento.

1. Cuando por Ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

1. Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.

1. Cuando el Tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.

1. El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

1. El Tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los Titulares.

2.3 Tratamiento de datos de menores

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes de conformidad con lo establecido por el artículo 7 de la ley 1581 de 2012 está proscrito excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública.

Es pertinente anotar que, el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes debe estar garantizado por los principios y las disposiciones contenidas en la ley 1581 de 2012, en concordancia con lo dispuesto por la constitución política en sus artículos 44 y siguientes donde se afirma, entre otras cosas, que los derechos de los niños y niñas prevalecen sobre los demás. Adicionalmente, debe tenerse en cuenta la legislación especial sobre el particular, específicamente el código de la infancia y la adolescencia.

2.4 Protección de datos web

1. SOM, está en la obligación de acuerdo con la ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y cualquier normatividad que la aclare, modifique o derogue, a garantizar el buen y adecuado uso de los datos personales registrados de manera virtual o través de cualquier portal informático, como son las páginas web administradas por la organización.

2.5 Protección de datos de formularios

Cualquier información obtenida a través del diligenciamiento de formularios solicitados por DR. SOM, está igualmente protegida por las políticas contenidas por el presente manual, así como por las demás disposiciones que el ordenamiento jurídico colombiano trata sobre el particular.

2.6 Protección de datos de PQR

Con respecto a la protección de datos personales, a propósito de cualquier petición, queja o reclamo por parte del titular, DR. SOM garantiza la protección de cualquier información obtenida por este medio, de acuerdo con las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual de protección de datos personales y demás disposiciones legales o reglamentarias que tengan alguna incidencia sobre el particular.

En todo caso, se ha establecido que el tiempo límite para dar una respuesta de fondo es de diez (10) días hábiles, en cumplimiento de lo dispuesto por la ley 1581 de 2012.

Deberes de DR. SOM frente a la protección de datos personales.

DR.SOM, es consciente de la importancia de los datos personales que maneja para todos y cada uno de los titulares y, por ende, solamente ellos pueden decidir sobre los mismos. 

De igual forma, es importante anotar que la organización, hará uso de dichos datos únicamente en la forma en que está facultada para hacerlo, teniendo en cuenta la finalidad para la cual fueron recolectados y respetando los parámetros y directrices dispuestos por el ordenamiento jurídico colombiano.

Cobra especial relevancia para el manejo de este tópico, lo dispuesto por la ley 1581 de 2012 en sus artículos 17 y 18, con el fin de darle un buen y adecuado uso a toda la información, que como organización maneja diariamente DR. SOM, en ese sentido los responsables deben tener en cuenta:

Artículo 17- Responsables

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

1. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

1. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; 

1. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

1. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

1. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

1. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

1. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
2. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

1. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

1. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

1. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

1. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

1. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

Artículo 18- Encargados

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

1. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los

términos de la presente ley;

1. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

1. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;

1. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

1. Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la presente ley;

1. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados

con la calidad del dato personal;

1. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

1. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

1. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

1. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Parágrafo. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

4.1 Deber de secreto y confidencialidad

1. SOM, garantizan y exigen a cualquier persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de datos personales privados, sensibles o de menores, el deber de secreto y confidencialidad, respecto de los mismos. Así mismo, deberán tener en cuenta, en todo momento, lo contemplado por el presente manual en términos de seguridad, calidad y demás principios, directrices y políticas de la compañía para estos efectos, garantizando el buen y adecuado uso de la información contenida en nuestra base de datos.

Lo anterior, subsistirá aún después de finalizar su vínculo contractual o cualquiera que sea su fuente con DR. SOM.

El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con el previsto en el Reglamento interno de trabajo y la legislación aplicable, según sea el caso.

Procedimiento

Procedimiento general para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información y datos personales.

Dentro del procedimiento aquí consagrado en este manual y ejercido a través de preguntas, quejas o reclamos dirigidos directamente a DR. SOM, se enmarcan las políticas y responsabilidades para dar cumplimiento a los derechos de los titulares, en el cual se encuentra:

• Acceso o consulta a los datos personales registrados en nuestras bases de datos.
• Solicitud de rectificación de datos personales
• Actualización de datos personales
• Solicitudes de supresión de datos personales
• Solicitudes de revocación de la autorización del tratamiento de datos personales.

De igual manera, el titular del dato podrá utilizar el recurso de quejas en las siguientes situaciones:

 En el evento en el que el titular del dato considere que los datos personales que reposan en nuestras bases de datos deben ser objeto de rectificación.

• Cuando el titular considere que sus datos están siendo utilizados para un fin diferente al autorizado.
• Incumplimiento de políticas de seguridad de la información.
• Cualquier otra situación que implique el incumplimiento general de las políticas

del manual.

Protección de datos personales al interior de DR. SOM.

6.1 Responsables y/o Encargados

Conforme con la definición establecida en el presente manual, y en la normatividad vigente, la calidad de responsable del tratamiento de datos personales es DR. SOM, sin embargo, para efectos operativos, será responsable de la recolección y administración de datos el Gerente General de SEGUNDA OPINIÓN MÉDICA S.A.S. y/o sus delegados.

6.1.1. Recolección de datos

Serán responsables internos de la recolección de datos:

1. El área de mercadeo y ventas.
2. El área de gestión humana.
3. El área de compras y contratación.
4. El área científica
5. El área de préstamos y recaudo.
6. El área administrativa.

6.1.2 Administración de datos

Serán responsables internos de la administración de datos:

1. El área de mercadeo y ventas.
2. El área financiera.
3. El área de gestión humana.
4. El área de préstamos y recaudo.
5. El área científica.
6. El área administrativa.

Legislación aplicable y sustento normativo de la protección de datos personales

El presente Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales ha sido elaborado de acuerdo con las siguientes normas y documentos:

 Constitución Política, artículo 15 y s.s.

 Ley 1581 de 2012

 Ley 1273 de 2009

 Ley 1266 de 2008

 Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto Reglamentario parcial No. 1377 de 2013

 Sentencias de la Corte Constitucional, principalmente las: C–1011 de 2008, y C- 748 del 2011

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